Stellen Sie den Workflow-Prozess so ein, dass nur vorher festdefinierte Benutzer eine Aufgabe erledigen können
Auch wenn Sie ein kompetentes Team und eine eigenverantwortliche Arbeitsweise haben, kann es manchmal sinnvoll sein, dass bestimmte Aufgaben in einem Workflow tatsächlich nur durch die verantwortlichen Mitarbeiter:innen bearbeitet werden können. Über die richtige Konfiguration des Workflows und die vordefinierte Teamzuweisung für Content-Typen können Sie genau festlegen, wer eine Aufgabe durchführen soll und wem es möglich ist, bereits zugeordnete Benutzer:innen zu ändern.
Workflow einstellen
- Im Bereich Strategie wählen Sie die Option "Workflow"
- Erstellen Sie einen neuen Workflow oder bearbeiten Sie einen bestehenden, indem Sie auf den Namen des gewünschten Workflows klicken
- Legen Sie fest, welche Schritte der Workflow benötigt, und weisen Sie für jeden Schritt bestimmte Rollen zu
- Blockieren Sie die Aufgabenzuweisung des Workflows, indem Sie die Umschalttaste anklicken. So vermeiden Sie, dass die Zuständigkeiten später in den Beiträgen geändert werden können
- Gehen Sie zur Workflow-Übersicht zurück und tragen Sie in der Spalte “Überschreiben” die Benutzer ein, die trotz Sperrung die Aufgaben im Workflow erledigen und die Aufgabenzuweisung ändern können
Achtung: um diese Funktion zu aktivieren, muss mindestens eine Aufgabe im Workflow gesperrt sein.
Legen Sie die Zuständigkeiten für die entsprechende Rolle für die für die Content-Typen fest
Damit eine Aufgabe beim Anlegen neuer Beiträge trotz der Sperrung im Workflow einem oder mehreren Teammitgliedern zugewiesen wird, müssen diese in dem jeweiligen Content-Typ hinterlegt sein.
- Wählen Sie im Bereich Strategie die Option "Content-Typen"
- Erstellen Sie einen neuen Content-Typ oder öffnen Sie einen bestehenden, indem Sie auf das Stift-Symbol des jeweiligen Content-Typs klicken
- Wählen Sie im Feld "Workflow-Profil" den Workflow aus, der diesem Content-Typ zugewiesen werden soll
- Im Reiter "Vordefiniertes Team" legen Sie fest, welche Personen Ihres Teams welche Rolle bei der Erstellung übernehmen. Das Team wird in den gewählten Content-Typen mit den im Workflow zugewiesenen Rollen angezeigt
Hinweis: Wenn Sie später in einem Beitrag die Option "Alle Aufgaben zuweisen" oder “Von der Story kopieren” in der Beitragskarte anklicken, werden die zugewiesenen Personen wie im Content-Typ hinterlegt beibehalten und nicht überschrieben, wenn die Aufgabe im Workflow nur zur Erledigung durch das für den Content-Typ vordefinierte Team definiert ist.