Senden Sie einen Beitrag an einen externen Benutzer, um ihn über eine bestimmte Aktivität in Ihrem Projekt auf dem Laufenden zu halten.
Die Arbeit mit externen Benutzern in Scompler ist über die Funktion "Externer Zugang" in der Beitragskarte möglich. Mit dieser Funktion kann ein Benutzer, der keinen Zugang zu Ihrem Projekt hat, die Karte eines bestimmten Beitrags öffnen, um Freigabe, Feedback oder eine Korrektur vorzunehmen.
Externen Zugang erteilen
- In der Beitragskarte klicken Sie auf Optionen und wählen Sie die Funktion „Externer Zugang“
- Geben Sie die E-Mail-Adresse der Person ein, an die Sie den Beitrag senden möchten (wenn dem Beitrag bereits externe Zugänge hinzugefügt wurden, werden diese angezeigt, wenn Sie auf die Option "Externer Zugang" klicken
- Der externe Nutzer erhält eine E-Mail von Scompler mit einem Link zu dem Artikel. Wenn er dem Link folgt, wird die Beitragskarte geöffnet. Der externe Benutzer kann:
- Material hochladen
- Den Inhalt des Beitrags einsehen, ohne die Berechtigung zum Bearbeiten
- Sich die Kommentare in der Diskussion anschauen und Kommentare hinzufügen
- Den Status und die Deadline sehen
- Den Link aufrufen oder einen hinzufügen
Externe Benutzer verwalten
Beim Versenden von Beiträgen an externe Nutzer wird eine Liste aller im Projekt angelegten externen Benutzer erstellt. Um diese Zugänge zu verwalten, gehen Sie zu den Projekteinstellungen:
- In den Einstellungen klicken Sie auf „Externe Benutzer“
- Hier erhalten Sie einen Überblick über die angelegten externen Benutzer und zu welchem Artikel sie Zugriff erhalten haben
- Sie können den Zugang eines oder mehrerer Benutzer entfernen, indem Sie auf "Externen Zugang widerrufen" klicken. Dadurch wird der Zugriff des Benutzers auf den angezeigten Beitrag aufgehoben. Wenn der Benutzer Zugriff auf mehrere Beiträge hat und Sie den Zugriff auf alle Artikel entfernen möchten, müssen Sie jeden einzelnen Zugriff entfernen
Hinweis: Bitte beachten Sie, dass der Benutzer nach der Einrichtung des Zugangs immer dasselbe Passwort hat. Wenn Sie einen Beitrag an einen Benutzer senden, der bereits Zugang zu einem weiteren Beitrag hat, erhält der Benutzer kein neues Passwort.
Worauf kann der externe User zugreifen?
Der externe Benutzer kann auf Beiträge in Scompler zugreifen, die seine Kollegen mit ihm geteilt haben. Wenn die Person zum ersten Mal eine Verlinkung zu einem Beitrag in Scompler erhält, bekommt sie die Zugangsdaten in einer E-Mail:
Hinweis: Wenn die Person bereits in der Vergangenheit Zugang zu anderen Artikeln erhalten hat, sind die Anmeldedaten dieselben wie beim ersten Mal. Die Anmeldedaten werden nicht erneut mitgeteilt.
Der externe Benutzer sollte auf den Link in der Scompler-Benachrichtigung klicken und sich vergewissern, dass die E-Mail nicht im Spam gelandet ist. Danach kann er sich mit seinen Zugangsdaten in Scompler anmelden.