Arbeiten mit dem Workflow in der Beitragskarte

Planen und koordinieren Sie Ihre Content-Erstellung effizient mit dem Scompler Workflow. Behalten Sie Ihre Termine im Blick und stimmen Sie Aufgaben im Team ganz einfach ab

Package_ALL_large

 

 

Ein gut strukturierter Workflow unterstützt Sie dabei, jeden Arbeitsschritt Ihrer Content-Erstellung im Blick zu haben. So sehen Sie nicht nur, welche Aufgaben als nächstes anstehen, Sie können Ihre Beiträge auch danach auswerten, in welchem Status Sie sich aktuell befinden. So sehen Sie zum Beispiel, wann Sie neue Ideen entwickeln und so Ihre Pipeline wieder füllen sollten.

Beim Arbeiten im Team hilft die Zuweisung von Rollen und Verantwortlichkeiten, Aufgaben zu verteilen und den Übergang zwischen den einzelnen Arbeitsschritten effizient zu koordinieren.

Der Standard-Workflow in Scompler umfasst 6 Status-Phasen und 5 Arbeitsschritte:

Bild_Workflow-Phase-2

Um Ihre Content-Erstellung zeitlich zu planen, wählen Sie für jeden relevanten Arbeitsschritt eine Zuständige Person und ein entsprechendes Datum für die Fertigstellung aus. Wenn Sie neben dem Datum auch eine konkrete Uhrzeit als Deadline hinzufügen möchten, tun Sie dies direkt in der oberen Leiste bei "Deadline hinzufügen" oder unten beim "Veröffentlichen": 

GIF_Workflow_I

Schließen Sie die einzelnen Arbeitsschritte nacheinander ab, indem Sie im Workflow-Tab der Beitragskarte die Checkbox links in der Aufgaben-Zeile anklicken, um in die jeweils nächste Status-Phase zu wechseln:

GIF_Workflow_II

 

Package_ONEplus_ff

 

 

Ab Scompler ONE+ können Sie die Aufgaben im Workflow Teammitgliedern zuweisen.

Nachdem Sie Ihre Rollen definiert und Ihr Team eingerichtet haben, stehen Ihnen bei der Planung Ihrer Beiträge für jeden Arbeitsschritt die Teammitglieder zur Auswahl, die der entsprechenden Rolle zugeordnet sind. Öffnen Sie die Dropdown-Liste der gewünschten Aufgabe und wählen Sie einen oder mehrere Verantwortliche aus: 

GIF_Workflow_III-1

Die Aufgaben werden den ausgewählten Nutzern zugeordnet und erscheinen in deren persönlicher Aufgaben-Übersicht. 

Sie können die Verantwortlichkeiten in Ihrem Team auch auf der übergeordneten Story- oder Themen-Ebene festlegen und die Zuständigkeiten dann auf die zugehörigen Beiträge übertragen. Wenn die Aufgabenverteilung innerhalb Ihres Teams für alle, oder zumindest einen großen Teil, der Beiträge innerhalb einer Story oder eines Themas gleich ist, spart Ihnen dies Zeit bei der Planung Ihrer Beiträge.

Öffnen Sie hierzu den "Team"-Tab der Story- oder Themen-Karte. Wählen Sie nun die gewünschten Team-Mitglieder für die jeweiligen Rollen. Sie können hierbei auch Rollen leer lassen. 

GIF_Workflow IV

Sie können die Zuordnung in alle bereits bestehenden Beiträge übertragen. Alternativ können Sie auch später in den einzelnen Beiträgen entscheiden, ob Sie die Team-Zuordnung aus der Story übernehmen wollen:

GIF_Workflow_V

 

Package_PRO

 

 

In der Scompler PRO Version können Sie auch die einzelnen Arbeitsschritte im Workflow auf Beitragsebene anpassen. Wechseln Sie dazu über den Button "Für diesen Beitrag anpassen" in den Bearbeitungsmodus.

Sie können nun die Reihenfolge der Arbeitsschritte per Drag&Drop anpassen, festlegen, welche Aufgaben überspringbar sind, oder sie deaktivieren. Sind alle Arbeitsschritte einer Status-Phase gelöscht, wird die Phase inaktiv.

Wenn Sie mit Ihren Anpassungen fertig sind, bestätigen Sie diese über den Button "Änderungen speichern".

GIF_Workflow_VI

 

Anmerkung: Die vorgenommenen Änderungen gelten nur für diesen einen Beitrag. Um den Workflow dauerhaft anzupassen, folgen Sie bitte den Anweisungen im Artikel "Wie passe ich meinen Workflow an meine Prozesse an".

 

Anstatt die einzelnen Workflow-Schritte anzupassen, können Sie auch auf einen anderen hinterlegten Workflow wechseln, wenn dieser besser zu dem geplanten Beitrag passt. Unten links im Workflow-Bereich der Beitragskarte sehen Sie den aktuell verwendeten Workflow. Klicken Sie auf das Feld, um die verfügbaren Alternativen anzuzeigen. Wechseln Sie zu dem Workflow, der Ihrem Arbeitsprozess am besten entspricht. Bereits getroffene Zuordnungen gehen beim Wechsel in einen anderen Workflow verloren.

GIF_Workflow VII

Sie können auch Kommentare in jedem Arbeitsschritt hinterlassen und ein Teammitglied erwähnen, wenn es erforderlich ist. Dazu klicken Sie auf das Kommentar-Icon auf der rechte Seite de Beitragskarte. Sie werden unten ein Textfeld sehen, wo Sie den Text eingeben können. Wen Sie den Text eingegeben haben, klicken Sie auf "Speichern". Wenn Sie den Beitrag ablehnen möchten und ein Kommentar hinterlassen, klicken Sie auf "Ablehnen", wählen Sie eine verantwortliche Person, eine neues Fälligkeitsdatum und schreiben Sie das Kommentar. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf "Ablehnen" und in der Leiste der Phase "Freigeben" sehen Sie dann eine Zahl, die anzeigt, dass es einen Kommentar zu diesem Schritt des Workflows gibt: 

 GIF_Workflow_VIII